case

Van ongeremd AI-gebruik naar een werkbaar beleid

Voorbeeldtraject · AI Governance · Kompas + Governance Sprint

Overzicht

Services

  • IT Strategisch Kompas

De situatie

ChatGPT in het salesteam — zonder dat de zaakvoerder het wist

Het salesteam gebruikte ChatGPT dagelijks. Handig, snel, productief. Maar niemand had nagedacht over wat ze precies in die tool stopten. Klantencontracten. Prijslijsten. Interne communicatie. De zaakvoerder ontdekte het bij toeval — en wist niet of hij het moest verbieden of toelaten. Hij wou begrijpen wat er speelde voor hij een beslissing nam. Na een IT Strategisch Kompas werd duidelijk: het probleem was niet de tool, maar het ontbreken van een kader.

De aanpak

Een AI-beleid dat werkt — voor de organisatie én de medewerkers

Op basis van de Kompas-bevindingen volgde een Governance Sprint met focus op AI-gebruik. Het doel was niet verbieden, maar structureren. Per afdeling werden specifieke richtlijnen uitgewerkt: wat mag, wat niet, welke tools zijn toegelaten voor welke context. Het beleid werd samen met de medewerkers gecommuniceerd — wat zorgde voor draagvlak in plaats van weerstand.

De uitkomst

Medewerkers blij, zaakvoerder gerust

Na 9 weken (Kompas + Governance Sprint + nazorg) had het bedrijf een volledig AI-governance dossier. Vijf afdelingen met duidelijke richtlijnen. Geen AI-tools verboden — wel afgebakend en verantwoord ingezet. Medewerkers konden blijven werken met de tools die hen efficiënter maakten, maar nu binnen een kader dat de organisatie beschermt.

"Het was niet de bedoeling om het te verbieden. De zaakvoerder wou gewoon begrijpen wat er speelde — en een kader hebben zodat het niet uit de hand loopt. Dat is precies wat zo’n traject oplevert.
Deliverables uit de Sprint

Wat werd opgeleverd

  • AI-gebruiksbeleid

    Orga­ni­sa­tie­breed beleid dat vast­legt wat mag, wat niet en wel­ke tools toe­ge­la­ten zijn.

  • Richtlijnen per afdeling

    3 afde­lings­spe­ci­fie­ke richt­lij­nen afge­stemd op de con­cre­te gebruiks­con­text per team.

  • Toegelaten tools per context

    Dui­de­lijk over­zicht van wel­ke AI-tools gebruikt mogen wor­den voor wel­ke taken.

  • Incidentregistratieformat

    GDPR-con­form for­mat voor het regi­stre­ren van inci­den­ten waar­bij AI-gebruik betrok­ken is.

  • Implementatieplan + communicatie

    Staps­ge­wij­ze aan­pak voor de uit­rol van het beleid, inclu­sief com­mu­ni­ca­tie­plan voor het team.

Herkent u deze situatie?

Plan een vrij­blij­vend gesprek en ont­dek waar uw bedrijf IT-matig staat.

Gesprek plannen